¿Cómo implementar en forma exitosa un Sistema de Gestión?
Descubra el proceso de implementación de un Sistema de Gestión (SIG), desde el diagnóstico inicial hasta la implementación. Permita que su Organización inicie un viaje hacia la mejora continua.
Implementar un Sistema de Gestión en una Organización es esencial para mejorar la eficiencia, la calidad y la competitividad. Este artículo detalla las etapas clave del proceso de implementación de un sistema de gestión: Diagnóstico e Implementación.
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Un Sistema de Gestión es un marco de políticas, procesos e información documentada, utilizados por una Organización para asegurar que puede cumplir con las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos.
En el contexto de las normas ISO, puedes establecerse el Sistema basado en una o varias de las siguientes normas: ISO 9001 – Sistemas de Gestión de Calidad, ISO 14001- Sistemas de Gestión Ambiental, ISO 45001 – Salud y Seguridad en el Trabajo o ISO 27001 – Seguridad de la Información, Ciberseguridad y Protección de Información, entre otras.
Etapa Uno del Sistema de Gestión: Diagnóstico
Evaluación Inicial
La primera etapa del proceso de implementación de un sistema de gestión es el diagnóstico. En esta fase, se realiza una evaluación inicial para entender el estado actual de la Organización. Esto incluye una revisión exhaustiva de los procesos existentes, la estructura organizacional y los recursos disponibles.
Identificación de Brechas
El diagnóstico también implica identificar las brechas entre la situación actual y los estándares deseados. Se analizan las áreas de mejora para lograr conformidad contra el (los) estándar (es) seleccionado(s).
Recopilación de Evidencia
Es crucial recopilar evidencia durante esta etapa. Esto puede incluir entrevistas, revisión de registros, análisis de datos y recorridos por las instalaciones. Posteriormente la evidencia es contrastada vs. los criterios del estándar para identificar las brechas.
Etapa Dos del Sistema de Gestión: Planificación
Formación del personal
La planificación también incluye la formación del personal en los requisitos del estándar (es) a implementar. Es esencial que todos los colaboradores y personas que trabajan en nombre de la Organización entiendan el nuevo sistema y cómo afecta sus roles y responsabilidades.
Desarrollo de un Plan de Acción
Se elabora un plan de acción detallado que incluye las estrategias y tácticas necesarias para implementar el Sistema de Gestión. Este plan debe considerar los recursos necesarios, los plazos y las responsabilidades asignadas.
Este es la parte más delicada, ya que implica que los actores dentro de la organización de adueñen de sus nuevas funciones y responsabilidades y las implementen, para lograr conformidad vs. el o los estándares objeto de implementación.
En esta fase son clave la constancia y disciplina, para ir concretando los distintos entregables detallados en el plan de acción.
Se recomienda realizar al menos una revisión semanal del estatus del plan de acción, siempre con al acompañamiento de la Alta Dirección, para que apoye a eliminar obstáculos y dotar recursos.
Auditorías Internas
Conforme se vayan implementando los criterios (requisitos de norma) y se generen registros y estadísticas, debe activarse el Programa de Auditorias.
Este programa en una primera fase está orientado a verificar la correcta implementación de los requisitos, pero posteriormente debe convertirse en un ejercicio regular en la Organización. Lo anterior ya que, si no se verifica la correcta implementación de los requisitos, es altamente probable que con el tiempo se pierda la estandarización generada.
El Programa de Auditorias contiene el conjunto de evaluaciones a realizar un periodo dado (por lo general un año), de tal forma que la Organización pueda definir en qué momento auditará cada proceso, según su impacto en el Sistema.
Las auditorias pueden realizarse con personal interno, que haya sido entrenado en el rol o puede subcontratar el servicio a firmas consultoras que tengan recurso competente en la(s) norma(s) objeto de implementación.
Y los más importante, es que toda auditoria tiene que ser entendida como un ejercicio que más allá de identificar no conformidad, es una herramienta fundamental para la mejora continua del Sistema de Gestión.
Revisión por la Dirección
Una vez implementado el Sistema y conforme a lo requerido en el apartado 9.3 de las normas en estructura de alto nivel, se debe efectuar la Revisión por la Dirección (RD).
Esta revisión permitirá evidenciar el nivel de implementación y el asignar recursos para fortalecer los puntos de la norma que todavía no estén maduros. Todo lo anterior en apego a la legislación aplicable y en un entorno de mejora continua.
La RD posteriormente se convertirá en un ejercicio regular en la Organización, siempre liderado por la Alta Dirección y siempre orientado a la mejora de la eficacia del Sistema.
Una vez ejecutada al menos una RD y una auditoría interna, la Organización puede definir su madurez, para iniciar un proceso de Certificación, ante un ente acreditado para tal efecto.
Conclusión
El proceso de implementación de un Sistema de Gestión es un proyecto integral que comienza con un diagnóstico detallado y continúa con una planificación sólida. Estos pasos iniciales son fundamentales para garantizar que el Sistema se integre de manera efectiva y aporte los beneficios esperados a la Organización.
Con esta guía, las organizaciones pueden comenzar su viaje hacia la implementación exitosa de un sistema de gestión, asegurando mejora continua y una mayor eficiencia operativa.
Analogía:
Implementar un Sistema de Gestión es como construir una casa: primero necesitas una base sólida (diagnóstico) y luego un plan detallado (planificación) para garantizar que todo esté en su lugar correctamente.
FAQ – Preguntas Frecuentes sobre sistema de gestión
¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de gestión?
El tiempo puede variar según la complejidad de la organización, pero generalmente lleva entre seis meses y un año.
¿Qué recursos se necesitan para la implementación?
Se requieren recursos humanos, financieros y tecnológicos. Es fundamental contar con un equipo dedicado y con el apoyo de la alta dirección.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión?
Los beneficios incluyen mayor eficiencia, mejor calidad de productos o servicios, cumplimiento normativo, y una mejor satisfacción de los requisitos y expectativas del Cliente.